Aktualisiert am 1. Februar 2023 von Ömer Bekar
Eine Kauffrau für Bürokommunikation arbeitet in der Verwaltungsabteilung von Unternehmen aus allen Wirtschaftsbereichen und übernimmt dort innerbetriebliche Sekretariats- und Assistenzaufgaben sowie kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten.
Somit umfasst ihr Aufgabenbereich beispielsweise den Schriftverkehr inklusive der Textgestaltung, das Erstellen von Statistiken und Dateien, die Terminplanung sowie das Führen von Urlaubslisten.
[WpProQuiz 46]
Zudem bereitet sie Geschäftsreisen und Besprechungen vor, assistiert bei Verkaufsgesprächen, Tagungen und Seminaren, bearbeitet den Postein- und -ausgang, ist mit der Kundenbetreuung betraut und übernimmt Teile der Personalverwaltung. Weitere Tätigkeitsfelder finden sich im Bereich des Rechnungswesen, wo eine Kauffrau für Bürokommunikation beispielsweise Rechnungen kontrolliert und begleicht, Kontierungsfälle verbucht oder Kostenrechnungen durchführt.
Die Ausbildung dauert 3 Jahre und endet mit einer Abschlussprüfung
Zum Ende der dreijährigen Ausbildung findet eine Abschlussprüfung vor der zuständigen Industrie- und Handelskammer statt. Dabei setzt sich die Abschlussprüfung aus einem schriftlichen und einem praktischen Prüfungsteil zusammen, die Prüfungsfächer der schriftlichen Prüfung sind Bürowirtschaft, Betriebslehre, Wirtschafts- und Sozialkunde, die der praktischen Prüfung sind Informationsverarbeitung sowie Sekretariats- und Fachaufgaben.
- Den Hauptanteil der Prüfungsfragen im Prüfungsfach Bürowirtschaft nehmen die Themengebiete Bürokommunikationstechniken und bürowirtschaftliche Abläufe ein. Daneben werden typischerweise Aufgaben gestellt, die sich mit beispielsweise der Leistungserstellung und -verwaltung, Statistiken, der Organisation des Arbeitsplatzes oder der Bürokoordination beschäftigen.
- Die Prüfungsfragen im Prüfungsfach Betriebslehre gliedern sich in das bereichsbezogene Rechnungswesen und die bereichsbezogene Personalverwaltung. Hier liegen die Schwerpunkte auf der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle sowie den Grundlagen des betrieblichen Personalwesens.
- Im Fach Wirtschafts- und Sozialkunde geht es in erster Linie um das Wirtschaftsrecht und die Wirtschaftspolitik, ebenso wird aber auch das Wissen im Hinblick auf beispielsweise Steuern und Versicherungen, Ausbildungsbetriebe oder Wirtschaftsordnungen überprüft.
Die Prüfungsfragen im schriftlichen Prüfungsteil gliedern sich in Auswahlfragen und in offene Fragen. Bei Auswahlfragen werden Antwortmöglichkeiten vorgegeben, die ausgewählt oder entsprechend zugeordnet werden müssen. Hierbei ist sehr wichtig, aufmerksam zu lesen und auf kleine Details zu achten. Müssen die Prüfungsfragen in eigenen Worten beantwortet werden, ist es ratsam, möglichst die jeweiligen Fachausdrücke zu benutzen. Ein weiterer Tipp ist, bei Rechenaufgaben nicht nur das Ergebnis, sondern auch den Lösungsweg aufzuschreiben. Sollte nämlich irgendwo ein Rechenfehler aufgetreten sein, kann der richtige Lösungsansatz auf diese Weise dennoch Punkte bringen.
Die praktische Prüfung besteht aus zwei Aufgaben und einem Prüfungsgespräch
- Im Rahmen der praktischen Prüfung wird zunächst eine Aufgabe in dem Fach Informationsbearbeitung gestellt. Diese Aufgabe sieht die Formulierung und Gestaltung eines Textes, eine formgerechte Briefgestaltung sowie die Aufbereitung und Darstellung von statistischen Daten vor. Üblicherweise stammen die Aufgaben hierzu aus den Bereichen Bürowirtschaft und Statistik, dem Rechnungswesen und der Personalverwaltung.
- Danach folgt eine Aufgabe aus dem Bereich Sekretariats- und Fachaufgaben. Hierzu kann die angehende Kauffrau zwischen zwei Aufgaben auswählen und bearbeitet die Aufgabe mit den entsprechend geeigneten Arbeits- und Organisationsmitteln.
- Die Sekretariats- und Fachaufgabe stellt zeitgleich auch das Kernthema des Prüfungsgespräches dar. Darin kann die Aufgabe erläutert und die Lösung erörtert werden, allerdings sind auch weiterführende Fragen möglich. Mit dem Prüfungsgespräch ist die Abschlussprüfung beendet.
10 übliche Beispielfragen aus der Abschlussprüfung Kauffrau für Bürokommunikation
1. Wem obliegt das Erlassen der Rahmenlehrpläne für Berufsschulen?
a) dem Bundesministerium für Bildung
b) dem Kultusministerium des jeweiligen Bundeslandes
c) der zuständigen IHK, HWK oder Kammer
d) eine Interessengemeinschaft aus Ausbildungsträgern und Vertretern großer Industriebetriebe
2. Bei welchen der folgenden Unternehmen handelt es sich nicht um eine juristische Person des Privatrechts?
a) Müller AG & Co. KGaA
b) Maier Stiftung & Co. KGaA
c) Schmidt Stiftung & Co. KG
d) Alt gGmbH
3. Wie viele Leerzeilen befinden sich bei einem Brief nach DIN 5008 zwischen der Betreffzeile und der Anrede?
a) eine Leerzeile
b) zwei Leerzeilen
c) drei Leerzeilen
d) vier Leerzeilen
4. Welche Art von Vertrag wird mit einem Handlungsreisenden geschlossen?
a) Handelsvertretervertrag
b) Werkvertrag
c) Dienstvertrag
d) Vermittlungsvertrag
5. Welche Aussage zu den Formvorschriften bei Kündigung durch den Arbeitgeber ist so nicht richtig?
a) Die Kündigung muss den Hinweis enthalten, dass sich der Arbeitnehmer unverzüglich arbeitssuchend melden muss.
b) Die Kündigung muss im Normalfall begründet werden.
c) Da es sich um ein maschinell erstelltes Schreiben handelt, muss die Kündigung nicht zwangsläufig handschriftlich unterschrieben sein.
d) Die Kündigung bedarf immer der Schriftform.
6. Ein Unternehmen schließt einen Ausbildungsvertrag mit einem 19jährigen Auszubildenden. Wer muss diesen Vertrag unterschreiben?
a) der Auszubildende und der Ausbildungsbetrieb
b) der Auszubildende, sein gesetzlicher Vertreter und der Ausbildungsbetrieb
c) der Auszubildende, der Ausbildungsbetrieb und ein Vertreter der Berufsschule
d) der Auszubildende, der Ausbildungsbetrieb und ein Vertreter der zuständigen Kammer
7. Wie lautet die Formel zur Berechnung der Sollkosten?
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8. Welche Aussage zum Handelsbrief ist falsch?
a) Ein Handlesbrief ist ein Schriftstück, das im Zusammenhang mit der Vorbereitung, der Durchführung, dem Abschluss oder Rückgängigmachen eines Geschäftes steht.
b) Bei einem Handelsbrief wird zwischen Briefpost, Fax und E-Mail nicht unterschieden.
c) Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe beträgt sechs Jahre.
d) Nach § 218 Abs. 2 HGB muss ein Kaufmann eine Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe aufbewahren, die mit dem Original übereinstimmt.
9. Wobei handelt es sich eher um keine Quelle der sekundären Marktforschung?
a) Telefoninterviews
b) Geschäftsberichte anderer Unternehmen
c) Umsatzstatistiken
d) Reparaturlisten
10. Ein Unternehmen beschäftigt einen Handelsvertreter namens Herr Müller und einen angestellten Verkäufer im Außendienst namens Herr Maier. Herr Müller erhält eine Umsatzprovision von 4,2%, Herr Maier erhält ein monatliches Fixum von 2100 Euro sowie eine Umsatzprovision von 2,1%. Bei welchem monatlichen Umsatz würden Herr Müller und Herr Maier die gleichen Kosten verursachen?
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Antworten:
1. b
2. c
3. b
4. c
5. c
6. a
7. Sollkosten = (variable Plankosten / Planbeschäftigung) * Istbeschäftigung + fixe Kosten
8. d
9. a
10. 0,021 x + 2.100,00 Euro = 0,042 x; x = 100.000 Euro